Aktendigitalisierung | Wir digitalisieren Ihre Akte

Aktendigitalisierung & digitale Aktenarchivierung – ein Leitfaden:

Durch die Digitalisierung und das Scannen von Dokumenten, Akten und Archiven zum papierlosen Büro und zu digitalen Prozessen.

Momentan leben wir in einer hybriden Welt. Vieles ist noch analog auf Papier wie Verträge, Akten mit Geschäftsvorgängen, Eingangspost und Rechnungen. Aber wiederum viele Dokumente und Prozesse sind schon digital. Die große Herausforderung ist es nun, diese beiden Welten sinnvoll miteinander zu verbinden. Und zwar so, dass

• nichts doppelt vorhanden ist,
• jeder „seine“ Information leicht finden kann,
• alles nachvollziehbar ist und
• Prozesse sinnvoll digitalisiert werden.

Eines ist klar: digitale Akten und Dokumente sind die Grundlage für digitale Prozesse, welche durch OCR (automatische Texterkennung), DMS (Dokumentenmanagementsystem) und co. möglich sind. arlogis ist ein Digitalisierungsdienstleister: Wir scannen Ihre Akten und digitalisieren Dokumente nach Ihren Vorgaben. Mit höchsten Sicherheitsanforderungen und immer DSGVO konform. Bei uns finden Sie einen Leitfaden und Tipps, wie die Digitalisierung Sinn macht, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und wie Sie vorgehen können.
 
Wenn Sie noch viele Papierakten haben (und das haben noch die meisten Unternehmen), die viel Platz wegnehmen und es den Mitarbeitenden schwer machen, das zu finden, was sie suchen, dann gibt es dafür Lösungen. Die Digitalisierung, also das Scannen von physischen Akten kann eine ideale Möglichkeit sein,

• Ordnung zu schaffen,
• Platz zu sparen,
• den Zugriff auf einzelne Vorgänge und Dokumente zu erleichtern,
• Zeit zu sparen und allen voran
• Prozesse effizient zu gestalten.

Vielleicht fragen Sie Sich aber auch:

• Lohnt sich das Digitalisieren von alten Akten wirklich?
• Soll ich alle alten Akten scannen oder nur einen Teil? 
• Wie kann ich feststellen, für welche Unterlagen sich die Digitalisierung lohnt?
• Was sind unsere individuellen Vorteile der Digitalisierung der Akten?
• Wie integriere ich die digitalen Unterlagen nun in mein System?

All diese Fragen werden wir auf dieser Seite gerne für Sie beantworten.

 
First things first:
Eine der größten Herausforderungen für jedes Unternehmen ist die Bewältigung einer nicht enden wollenden Flut von Informationen. Es gibt so viele Dokumente, die gespeichert, verarbeitet und verwaltet werden müssen und zunehmend mehr Mitarbeitende, die darauf zugreifen müssen, dass man leicht den Überblick verlieren kann, was alles zu tun ist und wo Dokumente wiederzufinden sind. An dieser Stelle kommt die Digitalisierung ins Spiel. Die Digitalisierung, also das Scannen Ihrer Dokumente und Unterlagen ermöglicht es Ihnen, diese zu organisieren, zu archivieren und digital aufzubewahren und allen voran in digitale Prozesse einzubinden. Drei Fliegen mit einer Klappe: Platz sparen sie im Büro auch noch und den Mitarbeitenden hilft es, mit ihrer Arbeit Schritt zu halten.

Digitalisierung von Unterlagen und mobiles Arbeiten oder Homeoffice

In vielen Fällen ist das Scannen auch notwendig und gar essenziell, um überhaupt arbeiten zu können, z.B. wenn viele Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice arbeiten und der physische Zugriff gar nicht möglich ist.
Es ist unumstritten: Das digitale Zeitalter verändert die Art und Weise wie wir arbeiten und leben grundlegend und dieser Prozess wird nie abgeschlossen sein. Homeoffice, mobile Work, shared Desk stellen uns und unsere Daten vor neue Herausforderungen. Wir müssen und können Dokumente nicht mehr auf Papier oder gar auf unseren Computern speichern. Stattdessen nutzen wir virtuelle Speicher. Der Nachteil dabei ist jedoch, dass noch nicht alle unsere physischen Dokumente digital sind. Manche Unterlagen schlummern als Altakten im Aktenarchiv, andere Informationen sind in Handakten oder Bestandsakten und wiederum andere Dokumente befinden sich in Arbeitsakten. Und dann sind da noch die E-Akten und Vorgänge. All das muss zusammengeführt werden. Informationen und Dokumente sind teilweise noch überall verstreut. arlogis hilft Ihnen dabei, die Grundlage für eine neue Dokumentenstruktur zu schaffen. Wir scannen die Akten mit Hochleistungsscannern, die in der Lage sind, Dateien oder Ordner und Verzeichnisse automatisch anzulegen und zu benennen. Jede Datei hat OCR und ist vollständig durchsuchbar. Sie müssen keine Zeit mehr damit verbringen, zu suchen, nachzuforschen, zu ordnen und zu speichern. Das Scann-Team von arlogis scannt Ihre Aktenberge einfach für Sie und stellt Ihnen die Dateien digital zur Verfügung.
 
Hier unsere wichtigsten Tipps für eine erfolgreiche Transformation von den analogen Akten zum digitalen Archiv:

1. Ein Bereich nach dem anderen:
   Beginnen Sie mit dem Scannen von Dokumenten und Vorgängen in einem Unternehmensbereich, z.B. der Buchhaltung, der Personalbuchhaltung, dem Rechnungseingang. Machen Sie nicht gleich den großen „Rund-um-Schlag“. Sammeln Sie wertvolle Erfahrungen und nehmen diese mit in das nächste Projekt.
2. Mitarbeitende:
   Nehmen Sie von Anfang an die Mitarbeitenden mit und beziehen sie in den Digitalisierungsprozess mit ein. Kommunikation ist das A und O bei Veränderungen. Und oftmals sind schon in der Phase wichtige Verbesserungen entstanden.
3. Bestandsaufnahme:
   Legen Sie fest, welche Papierakten überhaupt gescannt werden sollen. Welche Unterlagen aus dem Papierarchiv müssen überhaupt gescannt und digitalisiert werden? Gibt es Dokumente und ganze Akten, die bereits vernichtet werden können und nicht gescannt werden müssen? Mit dieser Bestandsaufnahme können Sie den finanziellen und zeitlichen Umfang des Projektes abschätzen und die Investition besser kalkulieren.
4. Struktur:
   Überlegen Sie, ob das neue digitale Ablagesystem der Papierakte genau entsprechen soll. Meist sind Ablagesystem gewachsene Strukturen und können erheblich vereinfacht werden, sobald sie digitalisiert werden. Ein genau Blick darauf lohnt sich.
5. Aussortieren:
   unnötige Dokumente müssen nicht digitalisiert und gescannt werden. Das spart Zeit und Geld. Ein guter Augenblick, sich von unnötigem Ballast zu trennen. Sollten Sie noch keine eindeutige Regelung haben, wie lange Dokumente aufbewahrt und archiviert werden müssen und sollen, dann ist das jetzt der richtige Zeitpunkt und legen Sie gleich mit fest, wer für die Vernichtung oder die Freigabe zur Vernichtung zuständig ist
6. Die Königsdisziplin – der digitale Prozess:
   Überlegen Sie, wie am Ende der digitale Prozess aussehen soll. Ganz nach dem Motto: „Ein schlechter Prozess digitalisiert ist ein schlechter, digitaler Prozess“.
7. Ausprobieren und Fehler zulassen.
   Es geht zwar um einen wichtigen Entwicklungsschritt beim Einscannen von analogen Akten und die Schaffung oder Vervollständigung eines digitalen Systemes, aber planen Sie nicht zu viel. „Probieren geht über studieren“ sagte schon Luther, heute nennt man es Iterationsschleifen oder PDAC – plan, do act, check.

Hier erfahren Sie eine Vielzahl von Gründen, warum Sie sofort mit dem Scannen Ihrer physischen Dateien beginnen können und sollten und wie wir Ihnen dabei tatkräftig mit unseren Serviceleistungen zur Seite stehen können.

Digitale Akte: Vorteile & Nutzen der Digitalisierung von Akten und Dokumenten für Unternehmen

Mithilfe der digitalen Technologie wird unsere Welt mehr und mehr digitalisiert. Es scheint, als ob alles in digitale Form gebracht wird. Der wichtigste Aspekt der Digitalisierung ist, dass sie es uns ermöglicht, Informationen schnell und effizient zu speichern. Das hat eine Menge Vorteile.

• Erstens können wir auf diese Weise viele Daten auf kleinstem Raum speichern.
• Zweitens ist es möglich, große Mengen an Informationen in sehr kurzer Zeit zu teilen.
• Drittens können wir damit wichtige Dokumente archivieren und für künftige Generationen aufbewahren.

Allerdings stellt uns die Digitalisierung analoger Informationen vor Herausforderungen: Zum Beispiel benötigt die Digitalisierung viel Speicherplatz, und es ist nicht immer einfach, einen Digitalisierungsdienst zu finden, der Ihnen die gewünschte Qualität liefert. Wenn Sie auf der Suche nach einem erfahrenen Digitalisierungsdienstleister sind, der Ihre Akten auf professionelle Weise scannt, dann sind Sie bei uns genau richtig. Wir, die arlogis Records Management, digitalisieren seit mehr als 10 Jahren Akten und sind bereit, Ihnen bei Ihrem Digitalisierungsprojekt zu helfen.
Lange Zeit wurde die Digitalisierung als eine Bedrohung für die papierbasierte Welt angesehen. Manche denken das sogar heute noch. Man ging davon aus, dass die alte Arbeitsweise durch neue Technologien ersetzt werden würde und dass alle physischen Dokumente schließlich durch digitale ersetzt werden würden. Das ist jedoch noch nicht der Fall. Die alte Arbeitsweise ist auch in der heutigen Welt noch sehr relevant. Die Entwicklung lässt sich jedoch nicht aufhalten und die Digitalisierung schreitet voran. Warum also nicht einfach auf das Wesentliche konzentrieren und einen Digitalisierungsdienstleister wie arlogis diese Arbeit machen lassen? Hier einige Gründe, warum das Scannen und Digitalisieren von Akten durch einen externen Dienstleister Sinn macht:

• Ein Hochleistungsscanner ist kein Scanner nur in groß und schnell. Eine eigene Anschaffung amortisiert sich in den aller meisten Fällen nicht.
• Die Bedienung eines Produktionsscanners erfordert Fachkenntnisse, die erst einmal erworben und up-to-date gehalten werden müssen. Auch hier entwickelt sich der Standard rasant schnell weiter.
• Ein Scann Dienstleister hat die Erfahrung mit der Bedienung der Scanner und die qualifizierten Teams zur Verarbeitung der Dokumente
• Scannen ist mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden, der oft unterschätzt wird. Es kostet Zeit, die Akten zu entklammern, PostIts umzukleben, Büroklammern zu entfernen, übergroße Blätter in A3, A2 oder gar A0 Formaten auseinander zu falten und auf eine Großformatscanner zu scannen. Oft wird dann der geplante Zeitrahmen nicht eingehalten.
• Datenschutz ist bei einem Dienstleister garantiert
• Fällt der Scanner aus, ist immer ein Ersatzgerät vorhanden, so dass keine Ausfallzeiten entstehen
• Nach Übergabe der gescannten Unterlagen lagern wir als Digitalisierungsdienstleister die Dokumente solange, bis sie zur Vernichtung freigegeben sind. Das ist platzsparend und sicher für Sie.

Leistungen & Service: Unsere Mitarbeiter digitalisieren Ihre Papierakten für Sie

Wir von der arlogis Archivierungs- und Digitalisierungslogistik können Ihnen helfen, Ihre physischen Akten zu digitalisieren. Auf diese Weise können Sie sie in digitaler Form archivieren, auf die Sie und alle Mitarbeitenden im Unternehmen in Zukunft von überall aus zugreifen können. Außerdem können Sie die archivierten Dateien für verschiedene Zwecke verwenden. Sie können sie auch zur Erstellung von E-Books verwenden oder sie mit anderen zu teilen. Und Sie können sie nutzen, um Ihre Dateien im Falle eines Daten-Unfalls wiederherzustellen.

Die Archivierung physischer Akten ist eine vielversprechende Möglichkeit, den Überblick über Ihr Unternehmen zu behalten. Wenn Sie Ihre physischen Akten digitalisieren und in einem digitalen Format speichern, können Sie bei Bedarf ganz einfach auf Ihre Akten zugreifen. Wenn Sie ein Dokument benötigen, können Sie es ganz einfach über die OCR-Volltextsuche finden. Auf diese Weise können Sie Sich eine Menge Zeit und Mühe sparen. Aber was, wenn Sie keine Zeit haben, Ihre Dateien zu archivieren? arlogis als Scann-Dienstleister und Records Management Unternehmen, hat die perfekte Lösung für Sie.

Überblick behalten: Dokumente digital schneller finden – das hybride Archiv

Wie viel Zeit es kostet es, Dateien zu finden, wenn man sie braucht? Eine aktuelle Studie aus 2021 ergab, dass Mitarbeiter mehr als 40% ihres Tages mit der Suche nach Dokumenten und Informationen verbringen. Gefühlt sind es manchmal sogar mehr. Wenn es Ihrem Unternehmen wie vielen anderen geht, stehen Sie vielleicht vor den gleichen Herausforderungen. Sie müssen Dateien schnell finden. Deshalb ist die Digitalisierung ein großartiges Werkzeug. Sie macht das Auffinden Ihrer Dateien schnell und einfach. Die Digitalisierung und das Arbeiten mit und nach digitalen Prozessen ist für viele Unternehmen der zentrale Bestandteil ihrer täglichen Routine geworden.
 
Das hybride Archiv ist die ideale Lösung, denn nicht alle Dokumente werden wieder benötigt. Warum sollten diese dann also gescannt werden? Wir von arlogis bieten individuelle und passende Lösungen.
Die Lösung heißt Scan on demand. Wir übernehmen Ihre physischen Akten, indexieren sie und archivieren für ihr Unternehmen. Benötigen Sie Dokumente oder Ordner, suchen wir diese für sie raus, scannen sie und stellen sie Ihnen als PDF mit OCR-Volltextsuche zur Verfügung. Das hat für Sie den Vorteil, dass Sie Platz und personelle Ressourcen sparen. Wir können in unserem Aktenlager die Unterlagen so effizient und platzsparend lagern, wie es in einem eigenen Archiv niemals möglich wäre. Und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichten wir diese Dokumente direkt für Sie.
Scan on demand lohnt sich, wenn Sie viele Akten, Vorgänge oder Dokumente haben, die wahrscheinlich nicht mehr benötigt werden, aber noch der Aufbewahrungspflicht unterliegen.
 
Und noch ein paar Zahlen aus der erwähnten Studie:
Fehlender Zugang zu Daten führt demnach zu:

Aber was ist, wenn Sie nicht die Ressourcen haben, um alle Ihre Akten zu digitalisieren? Die arlogis Records Management aus Dormagen bietet verschiedene Lösungen zum Scannen von Dokumenten und Akten an, mit denen Sie den Überblick über alle Ihre physischen und digitalen Akten behalten.

ISO-Zertifiziert: Einhaltung von rechtlichen Vorschriften zur elektronischen Aufbewahrung von Akten

Als Anbieter von hochwertigen, sicheren und einfachen Lösungen zur Digitalisierung von Akten unterstützt arlogis aus Dormagen seit über 10 Jahren erfolgreich Unternehmen. Wir arbeiten mit einer Vielzahl von Branchen zusammen, darunter Behörden, Gesundheitsdienstleister, Banken, Anwaltskanzleien und viele mehr. Unsere DIN EN ISO 9001-zertifizierten, hochtechnologischen, papierlosen Digitalisierungslösungen ermöglichen es Unternehmen, Ihre wertvollen physischen Akten sicher aufzubewahren und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie jederzeit und überall abrufbar sind.

Einhaltung von rechtlichen Vorschriften zur Vernichtung von Akten – Löschpflicht

Die DSGVO stellt uns alle vor große Herausforderungen. Besonders einschneidend war und ist nach wie vor die Tatsache, dass Informationen und Dokumente nicht nur einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, sondern auch eine Verpflichtung besteht, Dokumente insbesondere mit persönlichen Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten bzw. Daten zu löschen. Art. 15-20 der DSGVO beschreibt diese Löschpflicht und das "Recht auf Vergessenwerden“ Art. 17 DSGVO.  https://dsgvo-gesetz.de/art-15-dsgvo/ befasst sich auch mit dieser Verpflichtung. Auch hier hilft arlogis Records Management; in der analogen Welt ebenso wie bei den digitalen Unterlagen und überwachen die Vernichtungstermine für Sie.

Digitales Archiv: Dokumentensicherung und Dokumentenmanagement

Wenn Sie Unternehmer:in oder Geschäftsinhaber:in sind, wissen Sie, wie wichtig es ist, auf Daten zugreifen zu können und eine Daten- und Ablagestruktur zu haben. Das wird oft übersehen, ist aber eine Notwendigkeit für ein wachsendes Unternehmen. Sie können kein erfolgreiches Unternehmen aufbauen, wenn Sie nicht das, was Sie getan und erreicht haben, nachweisen können. In diesem Sinne ist es wichtig, ein gutes digitales Archiv aller für Ihr Unternehmen wichtigen Daten und Dokumente zu führen. Betriebsprüfungen, Sozialversicherungsprüfungen, Steuerprüfungen, Streitfälle – alle verlangen nach einer lückenlosen Dokumentation. Die auch dann, wenn sie benötigt wird, verfügbar ist.

Daher ist ein digitales Archiv ist nicht nur eine Sammlung von Dateien, die digitalisiert und auf einer Festplatte, einem Flash-Laufwerk oder in einer Cloud gespeichert wurde. Auch bei einem digitalem Archiv mit gescannten Dokumenten ist eine Dateistruktur unerlässlich. Wenn wir als Digitalisierungsdienstleister Ihre Dokumente digitalisieren, erstellen wir gleichzeitig einen durchsuchbaren Index für alle Scans. Ihr Archiv, also jedes Dokument, ist dann vollständig durchsuchbar. Das erleichtert das schnelle Finden von Informationen und Nachweisen. Aber bei einer großen Flut von Dokumenten und Daten ist eine logische Struktur der Schlüssel zum Erfolg. Wenn Sie ein bestimmtes Dokument suchen, können Sie die Suchfunktion nutzen, um es schnell zu finden. Je eingeschränkter die Suche, desto eindeutiger sind die Treffer.

Sie sollten die folgenden Vorteile der Digitalisierung Ihrer Akten in Betracht ziehen:

• Bewahren Sie die Originaldokumente sicher auf.
• Erstellen Sie eine dauerhafte Aufzeichnung der Daten.
• Verhindern Sie Datenverluste.
• Greifen Sie leicht auf die Dokumente zu.
• Bewahren Sie die Dokumente an einem leicht zugänglichen Ort auf.
• Schützen Sie Sich vor Feuer, Diebstahl und Naturkatastrophen.
• Sparen Sie Zeit und Geld.

Dokumenten Management: Digitale Aktenarchivierung als PDF in Ihrem eigenen Cloud-Archiv

Unter Archivierung versteht man die sichere Speicherung von Daten, die zu einem späteren Zeitpunkt wieder abrufbar sind. Dies ist ein essenzieller Aspekt in jedem Unternehmen, insbesondere in solchen, die mit großen Mengen sensibler oder vertraulicher Daten arbeiten. Sie müssen in der Lage sein, Ihre Dateien schnell abzurufen und darauf zuzugreifen, wann immer Sie sie brauchen, und deshalb brauchen Sie eine zuverlässige Dokumentenmanagement-Lösung. Die gute Nachricht ist, dass es inzwischen verschiedene Möglichkeiten gibt, Ihre Dokumente, Fotos und anderen Dateien zu digitalisieren, sodass Sie sie sicher und geschützt in der Cloud, in Ihrem eigenen internen Netzwerk oder auf einem USB-Laufwerk speichern können. Was sind also die besten Möglichkeiten, Ihre Dateien zu archivieren? Und welche ist die Richtige für Sie?

Vernichtung von Belegen: Dürfen Originaldokumente nach erfolgter Digitalisierung vernichtet werden?

Ja, aber… Originaldokumente können nach der Digitalisierung vernichtet werden. Es sollte aber auf jeden Fall eine Kontrolle der Dateien erfolgen. Erst dann sollten Dokumente vernichtet werden. Diese Kontrolle funktioniert bei arlogis nach einem ganz genau festgelegten Prozess. Wir kontrollieren die gescannten Dokumente random, nach dem Zufallsprinzip, mindestens 10% der Dokumente. Erhalten Sie dann die Dateien von uns, müssen auch Sie nochmals kontrollieren und können dann die Freigabe zur Vernichtung erteilen.

Ein Einblick ins professionelle Scannen– worauf kommt es an?

Es gibt viele Parameter, die beim Scannen und Digitalisieren von Akten wichtig sind. Hier die aller wichtigsten:

• Unterteilung in Dateien und Ordner: Aus einem physischen Ordner sollte nicht ein digitaler Ordner werden. Besser ist es, wenn verschiedene Unterordner erzeugt werden. Das reduziert erheblich die Zeit, in der Files durchsucht werden. Je größer die Datei, desto länger dauert die Suche.
• Klare Lesbarkeit, Auflösung, Schärfe –Text, Bilder, Grafiken etc. müssen gut lesbar und erkennbar sein
• Eindeutige Übertragung – analoges Original = digitale Version (kein Durchscheinen der Rückseite)
• Entfernung von Leerseiten (sind die Leerseiten alle automatisch entfernt?)
• Farbeinstellung – die Farben des Digitalisats müssen identisch sein mit dem analogen Original
• Rasterung
• Dateiformat

Das Dateiformat entscheidet über den Speicherbedarf. Eine Standard-Auflösung ist 200 dpi. Reine Textdokumente können am besten in schwarz/weiß gescannt werden. Mit einer größeren Auflösung und bei Farbdateien entstehen schnell sehr große Datenmengen. Das hat dann wiederum Einfluss auf eine Nutzung aus der Distanz (z.B. mobil oder Homeoffice). Aufgrund der längeren Übertragungszeit (bei zu geringer Bandbreite der Übertragungsleitung) kann das schnell zum Problem werden und Frust bei den Mitarbeitern erzeugen. PDF/A ist z.B. ein oft gewähltes und vorteilhaftes Format. Es stehen aber auch die Formate TIF, JPG, BPM zur Wahl.
Für eine Langzeitarchivierung ist das Format PDF/A die beste Wahl, da dieses Format standardisiert ist und damit auch in Zukunft noch lesbar sein sollte. Außerdem ist es sehr platzsparend.

Revisionssicher scannen

Was nützt das Scannen von Akten und Dokumenten, wenn die digitale Kopie nicht mit dem Original übereinstimmt?
Oberste Priorität hat die Scann-Qualität. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass die digitale Kopie mit dem analogen Original zu 100% übereinstimmt. Alle Informationen müssen gut lesbar und erkennbar sein. Bevor Originale vernichtet werden, muss kontrolliert worden sein, dass die digitale Kopie absolut sicher gespeichert und auffindbar ist. Erst dann kann die Freigabe zur Vernichtung erfolgen
Aber auch die ordnungsgemäße Vernichtung nach DSGVO muss gewährleistet sein.

Ablauf einer professionellen Aktendigitalisierung von arlogis

Die Digitalisierung und Archivierung Ihrer physischen Akten ist ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu einem digitalisierten Büro und einem effizienteren Arbeitsablauf. Die Digitalisierung Ihrer physischen Akten verbessert nicht nur die Art und Weise, wie Sie Ihre Dokumente verwalten, sondern ermöglicht es Ihnen auch, diese bei Bedarf leicht zu finden. Der Vorteil der Digitalisierung Ihrer physischen Akten besteht darin, dass Sie von jedem Gerät aus und zu jeder Zeit auf sie zugreifen können. Wenn Sie ein Dokument nachschlagen müssen, können Sie es einfach am Rechner oder Smartphone öffnen.
Im Nachfolgenden wollen wir Ihnen den Ablauf einer solchen Aktendigitalisierung in unserem Hause einmal näherbringen und Ihnen die wichtigsten Kernfragen hierzu gleich mit beantworten.

Abholung und Transport: Wir holen Ihre Dokumente ab und managen den Transfer Ihrer Akten zu uns nach Dormagen

Die Abholung und der Transport Ihrer Papierdokumente ist ein wesentlicher Bestandteil unserer Dienstleistung. Wir nutzen DHL, um eine sichere und verfolgbare Übermittlung Ihrer Dokumente zu gewährleisten. Bei größeren Mengen bieten wir einen individuellen Transport per LKW, in unser arlogis Lager in Dormagen, an. Auf diese Weise können wir auch die größten Mengen an Papierdokumenten schnell, preisbewusst und sicher für Sie abwickeln.

Datenerfassung: Aufbereitung Ihrer eingelieferten Akten, Ordner und Dokumente
Bevor wir die Akten mit unserem professionellen OCR-Einzugsscanner digitalisieren können, gehen unsere Mitarbeiter die von Ihnen eingelieferten Akten sichten, sortieren, von störenden Fremdkörpern wie z.B. Tackernadeln oder Klammern (sogenanntes "entklammern") befreien und ggf. glätten. Je besser Ihre Dokumente von Ihnen im Vorfeld aufbereitet wurden, desto geringer ist der bei uns entstehende Aufwand pro Ordner für diesen Vorgang. Wurden die Akten und Dokumente bereits optimal für den Scan mit unserem Hochleistungsscanner vorbereitet, so reduziert sich nicht nur unser Aufwand für unsere Leistung, sondern auch der an Sie abgerechnete Preis auf der späteren Rechnung.

Scannen & Digitalisieren: Unser Personal bereitet Ihre Papierakten digital auf
Die Digitalisierung von Papierakten hat die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, revolutioniert. Durch das Scannen und Digitalisieren von Akten können Unternehmen von jedem Rechner mit Internetanschluss aus auf Dokumente zugreifen. Dadurch können die Mitarbeiter auch aus der Ferne arbeiten, was die Effizienz und Produktivität steigert. Außerdem lassen sich Papierakten durch die Digitalisierung leichter durchsuchen und wiederfinden. Dokumente können anhand von Schlüsselwörtern sortiert und organisiert werden, sodass sie bei Bedarf leichter zu finden sind.

OCR-Software: Automatische Erkennung von eingescanntem Text
Dank unserer professionellen OCR-Software wird nicht nur ein digitales Abbild Ihrer Dokumente auf unseren Servern abgelegt, sondern auch der darin enthaltene Text digital erfasst und indexiert. Er wird damit durchsuchbar.

Die digitale Akte: Ihr privates Aktenarchiv auf unserem Server oder Ihrem gewünschten Datenträger
Ein digitales Archiv ist eine Sammlung digitaler Dateien, die so organisiert und gespeichert ist, dass Benutzer sie leicht finden und mit anderen teilen können. Die Digitalisierung Ihrer physischen Dateien ist eine gute Möglichkeit, sie besser und effizienter zu archivieren. Sie können sie auf Ihrer unternehmensinternen Festplatte, in Ihrer Cloud oder sogar auf externen Festplatten speichern.
Aber auch wir stellen sicheren Cloud-Speicherplatz zur Verfügung. Wenn Sie Ihre digitalen Akten in unserem gehosteten Archiv mit Servern in Deutschland anvertrauen, können Sie sicher sein, dass sie den höchsten Datenschutzstandards der DSVGO unterliegen und mehrfach gesichert sind. Das bedeutet, dass Ihre Daten nur autorisierten Nutzern zugänglich sind und nur für die von Ihnen angegebenen Zwecke verwendet werden können. Unsere sichere Serverinfrastruktur ermöglicht Ihnen darüber hinaus den sicheren Zugriff auf Ihre Dateien von jedem Ort der Welt aus.

Die Original-Akte: Ablage und Archivierung in unseren modernen Lagerhallen
Manche Akten können nach dem Scannen vernichtet werden, manche sollen aber trotzdem im Original weiter archiviert werden. Wenn es dann um die Ablage und Archivierung der Originalakten geht, sind unsere modernen Lagerräume in Dormagen der sichere Ort. Die klimatisierte Umgebung ist ideal, um sicherzustellen, dass Ihre Dokumente über Jahre hinweg in einem hervorragenden Zustand bleiben. Darüber hinaus sind unsere Archivmitarbeiter erfahren und geschult im sorgfältigen und präzisen Umgang mit empfindlichen Materialien. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere Dienstleistungen zu erfahren!

Revisionssicher: Rechtssichere Ablage-Lösung für sensible Dokumente, nach Ihren Vorgaben, auf Wunsch möglich
Wenn Sie auf der Suche nach einer rechtssicheren Aufbewahrungslösung für Ihre sensiblen Dokumente sind, können wir Ihnen helfen. Unsere sichere Lagereinrichtung in Dormagen ist ideal für Unternehmen, die Ihre Dokumente sicher und vertraulich aufbewahren müssen. Unsere Einrichtung ist unterliegt höchsten Sicherheitsansprüchen  und wir können unsere Dienstleistungen an Ihre speziellen Bedürfnisse anpassen.

Digitalisierung und Archivierung von Urkunden

Urkunden sind sehr sensible Spezial-Dokumente und sollten daher nach dem Scannen als Original in unserem Lager aufbewahrt werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass das Dokument bei Bedarf für künftige Referenzen verfügbar ist.

Beim Scannen werden alle Informationen auf dem Dokument erfasst, einschließlich aller handschriftlichen Notizen oder Unterschriften. Auf diese digitale Kopie kann dann jeder zugreifen, der einen Internetzugang und die nötigen, von Ihnen erteilten Rechte hat, was die Speicherung und Weitergabe dieser Dokumente wesentlich effizienter macht.

Digitalisierung und Archivierung von Versicherungspolicen und handschriftlich unterzeichneten Verträgen

Einer der vielen Vorteile der Digitalisierung ist, dass sie die Aufbewahrung sehr sensibler Dokumente ermöglicht. Besonders wichtige und einmalige (und damit unersetzbare Dokumente) wie z.B. Versicherungspolicen und handschriftlich unterzeichnete Verträge sollten, genau wie Urkunden, nach dem Scannen in unserem Lager wie das Originaldokument aufbewahrt werden. Das ist wichtig, weil so ihre Authentizität und Integrität gewährleistet ist.
Die Versicherungspolice ist ein sehr sensibles Dokument. In ihr werden die spezifischen Bedingungen eines Versicherungsvertrags zwischen einer Versicherungsgesellschaft und einer Privatperson oder einem Unternehmen festgelegt.

Aufgrund ihrer Bedeutung sollte die Versicherungspolice nach dem Scannen als Originaldokument in unserem Lager aufbewahrt werden.

Handschriftlich unterzeichnete Verträge sind ebenfalls sehr wichtige Dokumente, die als Originale aufbewahrt werden sollten. Sie werden häufig im Geschäftsverkehr verwendet, um die spezifischen Bedingungen einer Vereinbarung zwischen zwei oder mehreren Parteien festzulegen. Wenn wir diese Dokumente scannen und die Originale aufbewahren, können wir sicherstellen, dass sie auch in Zukunft zur Verfügung stehen.

Höchste Sicherheit für Ihre Akten: Datensicherung und zertifizierter Datenschutz nach BDSG und DSGVO während Lagerung und Digitalisierung

Maximale Sicherheit für Ihre Dateien bedeutet, dass Sie sicher sein können, dass Ihre Daten während der Lagerung und Digitalisierung geschützt sind. Unsere zertifizierten Hochsicherheitslager nutzen die neueste Technologie, um zu gewährleisten, dass Ihre Daten immer sicher sind. Wir verfügen über jahrelange Erfahrung im Datenschutz, sind zertifiziert und erfüllen die höchsten Datenschutzstandards.

Unternehmen müssen heute mehr denn je darauf achten, dass ihre Dateien und Daten geschützt werden. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Inanspruchnahme eines hochsicheren, zertifizierten Datensicherungsdienstes während der Speicherung und Digitalisierung. arlogis verfügt über jahrelange Erfahrung bei der Gewährleistung maximaler Sicherheit für Ihre Dateien. Unsere kontrollierte Lagerumgebung ist für die Einhaltung der höchsten Datenschutzstandards zertifiziert. Wir wissen, wie wichtig es ist, Ihre Daten sicher aufzubewahren, und wir sind hier, um Ihnen dabei zu helfen. Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf, um mehr über unsere Dienstleistungen zu erfahren und darüber, wie wir Ihnen helfen können, Ihre wertvollen Daten zu schützen.

Mengen: Wie viele Aktenordner oder Einzeldokumente müssen mindestens digitalisiert werden?

Es gibt keine bestimmte Mindest-Anzahl von Ordnern oder Dokumenten, die von arlogis digitalisiert werden müssen. Die Menge des zu scannenden Materials hängt vom Umfang und der Komplexität des Projekts ab. arlogis kann Ihnen nach Prüfung Ihres Vorhabens ein Angebot für Ihr spezifisches Projekt unterbreiten. Ganz generell gilt aber wie bei allen maschinellen Produktionen: je mehr produziert also gescannt wird, desto geringer werden die Rüstkosten je Stück, also Ordner.

Fragen zur Aktendigitalisierung

Warum sollten Sie Ihre Akten digitalisieren?
Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum Sie Ihre Akten digitalisieren sollten. Es ist der beste Weg, um Ihre Dokumente vor Beschädigungen zu schützen und sie jederzeit für jedermann zugänglich zu machen. Die digitalen Dateien sind auch leichter zugänglich, da sie von jedem Gerät mit Internetzugang abgerufen werden können. Durch das Scannen werden die Dokumente auch durchsuchbar, was ein enormer Vorteil gegenüber dem analogen Original ist.  Erst durch die Digitalisierung von Dokumenten und Akten macht das mobile Arbeiten auch im Homeoffice erst Sinn. Dokumente sind immer zugreifbar, sie benötigen nur einen Online-Zugang.

Wie digitalisiert man seine Akten?
Unser Dateidigitalisierungsservice ist einfach und erschwinglich. Wir reinigen die Akten (entklammern, PostIts umkleben) scannen die physische Akte, machen sie mit OCR durchsuchbar und benennen die Datei nach Ihren Vorgaben. Dann entscheiden Sie, wie Sie die Daten zur Verfügung gestellt bekommen möchten.

• Wir senden einen Link zum Herunterladen
• Wir bringen oder schicken einen Datenträger
• Wir stellen die Dateien auf unserem Server zur Verfügung
• Was sind die Vorteile der Digitalisierung Ihrer Akten?

Die Digitalisierung Ihrer Akten ermöglicht es Ihnen, den Überblick über Ihre wichtigen Dokumente zu behalten. Sie können jederzeit und von jedem Ort aus auf Ihre Akten zugreifen und landen tagesaktuell in ihrem Posteingang. Sie können auch in Sekundenschnelle nach bestimmten Dokumenten suchen. Sie können Ihre digitalisierten Dateien problemlos mit anderen teilen. Sie können Ihre digitalisierten Dateien sogar jederzeit ausdrucken oder speichern.

Wie digitalisiere ich meine Akten am besten?
Auch wenn sich kleinere Mengen von Akten problemlos selbst digitalisieren lassen, stoßen herkömmliche Scanner schnell  an ihre Grenzen, technisch wie auch vom notwendigen Aufwand.  Schicken Sie die Akten an uns, wir übernehmen das Digitalisieren auf höchstem technischem Niveau und stellen Ihnen die Daten bereit.

Kann ich auch als Privatkunde eine Digitalisierung bei arlogis beauftragen?
Ja! Sie können die Digitalisierung bei arlogis als Privatkunde in Auftrag geben. Je mehr Ordner oder Unterlagen Sie uns zur Digitalisierung übergeben, desto günstiger wird der Prozess je Ordner- wir benötigen jedoch mindestens einen Ordner. Wir arbeiten stets daran, dass Sie ein Endresultat von höchster Qualität erhalten. Kontaktieren Sie uns noch heute und fangen Sie an!

Aktuelle Akten: Wann sollten Sie Ihre Dateien digitalisieren?
Sie sollten Ihre Akten so bald wie möglich digitalisieren. So ersparen Sie Sich das lästige Durchsuchen alter Akten, wenn Sie etwas finden müssen.
Einige Faktoren, die die Entscheidung beeinflussen könnten, sind die Anzahl der zu verarbeitenden Akten, die Art der vorliegenden Akten und die Häufigkeit des Zugriffs auf diese. Generell gilt, dass die Digitalisierung von Akten die Verwaltung und den Zugriff auf sie erleichtert, sodass es generell eine gute Idee ist, dies frühzeitig zu erledigen.

arlogis: Warum Sie uns Ihre Akten anvertrauen sollten

Die arlogis GmbH ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit Sitz in Dormagen. Seit über 15 Jahren sind wir auf professionelle Aktenlagerung, Archivierungslogistik und Digitalisierung spezialisiert. Unsere Dienstleistungen sind auf die Bedürfnisse von Unternehmen und Organisationen jeder Größe zugeschnitten.

Was uns einzigartig macht, ist unsere Fähigkeit, maßgeschneiderte Lösungen anzubieten, die den spezifischen Bedürfnissen jedes einzelnen Kunden entsprechen. Neben der Lagerung und Archivierung von Akten bieten wir auch logistische Dienstleistungen wie Abholung und Zustellung, Rearchivierung und Aktenvernichtung. n. Unser Team besteht aus erfahrenen Fachleuten, die stets bereit sind, mehr zu tun, als Sie von uns erwarten, um auf Ihre Bedürfnisse optimal zugeschnittenen Service zu bieten und Ihre Wünsche als Kunde bestmöglich zu erfüllen. Das Unternehmen ist einer der führenden Archivierungs- und Digitalisierungsdienstleister in Deutschland mit den Schwerpunkten Aktenlagerung, Aktenverwaltung, Aktenauslagerung, Aktendigitalisierung, Externe Datensicherung, Aktenvernichtung und Aktenrettung. Die arlogis GmbH beschäftigt rund 20 Mitarbeiter.

Zu unseren Kunden gehören Unternehmen der folgenden Branchen:

• Unternehmen des öffentlichen Rechts / Behörden
• NPOs (Non Profit Organisations) wie Stiftungen und Verbände
• Architekten, Planungsbüros
• Banken
• Immobilienverwaltungen
• Pharma- und Chemieunternehmen
• gemeinnützige Organisationen
• Handwerksbetriebe
• Maschinenbauunternehmen
• Industrieunternehmen
• Medienunternehmen
• Stadtverwaltungen
• Steuerberater / Insolvenzverwalter
• Versicherungskonzerne